ניהול כנסים עסקיים

רוב ימות השנה אנו עובדים במקום העבודה שהגדרנו לעצמנו ועסוקים בפעילות השוטפת של העסק וזה לא משנה באיזה תחום אנו נמצאים.

 

אנו דואגים שהכל יתבצע כמו שצריך, שכל מחלקה תתפקד בפני עצמה ובסינרגיה עם האחרות וחשוב לנו לעמוד ביעדים ובמטרות שהצבנו לעצמנו. יחד עם זאת, אחת לשנה בערך אנו דואגים לאירוע מרכזי ומשמעותי שנקרא כנס. הכנס הוא בעצם יצירת הזדמנות שבה אנו פוגשים פנים אל פנים אנשים מהתחום שלנו, משתפים, מביאים אנשים מבחוץ כדי להעשיר את הידע המקצועי שלנו, שומעים הרצאות, פאנלים, לוקחים חלק בסדנאות פעילות והדרכות במטרה להעשיר את ארגז הכלים שלנו ולשפר את הביצועים במהלך השנה הבאה.

כנס עסקי

 

אז איך מנהלים כנס עסקי?

ובכן כנס עסקי הוא בעצם אירוע לכל דבר. לכן, כדי שאירוע בסדר גודל כזה יצליח ואכן יגשים את כל המטרות שלו, מאוד מומלץ להיעזר בחברה מקצועית חיצונית שתסייע לנו בתהליך הארגון וההפקה של הכנס.

 

ואיך זה מתבצע בשלבים?

ובכן, בשלב הראשון בוחרים מקום, כלומר לוקיישן מתאים שגם נותן מענה מלא לכל הפעילויות שאנחנו רוצים לשלב וגם מתאים מבחינת המיקום והגודל למוזמנים שלנו.

 

חשוב לבחור מקום נגיש, שקל להגיע אליו, עם חניון סמוך כדי לאפשר הגעה נוחה. בשלב השני קובעים את כמות המוזמנים ומכינים רשימה מסודרת. האם מדובר בכנס מצומצם, רק לעסק שלנו, האם אנחנו מרחיבים את הפעילות ובונים כנס לחברות ועסקים נוספים באותו תחום? אלו הן שאלות שחייבים לענות עליהן עוד לפני תהליך ההפקה.

 

בשלב הבא בונים קונספט לאירוע ומגדירים את המטרות שלו. מה אנחנו רוצים להשיג, מה המטרה של הכנס, האם אנו רוצים לחשוף את הידע, השירותים והמוצרים שלנו לקהלי יעד נוספים, האם אנחנו רוצים לשדרג את הידע המקצועי של העובדים שלנו?. שאלות אלה חשובות והן חלק ממערך הבניה והתכנון של הכנס. לאחר מכן נבנה לוח זמנים ונחליט אילו פעילויות אנחנו רוצים לשלב בלוח הזמנים. כדאי לבחור מרצים או בעלי מקצוע ייחודיים שיהפכו את הכנס לאירוע מיוחד, רבגוני שיתן מענה מלא לכל אותן מטרות שהגדרנו בהתחלה. כמובן, שבתהליך הארגון יש להתייחס גם לספקים חיצוניים במידת הצורך כמו קייטרינג מתאים או כיבוד, מערכת הגברה ותאורה לכנס, עיצוב מתאים וכדומה.

 

היתרונות של בחירת חברה לניהול כנסים עסקיים:

  1. ריכוז הפעילות תחת קורת גג אחת
  2. ניהול האירוע בצורה מקצועית ואחראית
  3. עמידה ביעדים ובמטרות
  4. חיסכון אדיר בזמן
  5. תיאום מראש עם האנשים ובעלי המקצוע שייקחו חלק בכנס
  6. ייעוץ בבחירת קונספט, מיקום, כמות מוזמנים ועוד
  7. הוזלת עלויות בצורה משמעותית שכן לחברה לניהול כנסים עסקיים יש את הקשרים הנכונים עם הספקים המתאימים

 

לסיכום, ניהול כנס הוא תהליך ארוך ומורכב הדורש ידע, מקצועיות זמן וניסיון.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *