המעבר לטופס 101 דיגיטלי מציע שפע של יתרונות הן לעובדים והן למעסיקים בישראל. טופס זה, המהווה הצהרת עובד על פרטים אישיים וסטטוס משפחתי לצורכי מס, הוא חלק חשוב ומהותי בתהליך העסקת העובד. הנה כמה מהיתרונות המרכזיים של טופס 101 דיגיטלי לעובדים ולמעסיקים.
יתרונות טופס 101 דיגיטלי לעובדי הארגון
התנהלות עם טופס 101 דיגיטלי מציעה שורה של יתרונות לעובדים בארגון העיקריים שבהם הינם:
- נוחות וגמישות– טופס 101 דיגיטלי מאפשר לעובדים למלא את הטופס מכל מקום ובכל זמן, באמצעות מחשב או מכשיר נייד. אין צורך להגיע למשרד או להדפיס ולשלוח את הטופס בדואר. נוחות זו מקלה על העובדים, במיוחד בעידן שבו עבודה מרחוק הפכה לנפוצה יותר.
- חיסכון בזמן– מילוי הטופס הדיגיטלי הוא מהיר ופשוט יותר בהשוואה לטופס ידני. המערכת הדיגיטלית מדריכה את העובדים צעד אחר צעד ומבטיחה שלא יחסר מידע קריטי. כך, העובדים יכולים לסיים את התהליך תוך זמן קצר, במקום להשקיע זמן ממושך במילוי ידני של טופס נייר.
- הפחתת טעויות– מערכות דיגיטליות יכולות לבדוק באופן אוטומטי את הנתונים המוזנים ולזהות טעויות או חוסרים בזמן אמת. כך נמנעות טעויות הנובעות מכתיבה ידנית או ממילוי לא נכון של השדות, מה שמבטיח שהמידע שיוזן יהיה מדויק ונכון.
- גישה נוחה למידע– עובדים יכולים לשמור עותקים דיגיטליים של הטפסים שלהם ולהגיע אליהם בקלות לצורך בדיקות או שינויים עתידיים. זה גם מקל עליהם לעדכן את המידע במקרה של שינויי סטטוס אישי או מקצועי, כמו נישואין, לידת ילד, או שינוי כתובת.
יתרונות טופס 101 דיגיטלי לארגון
טופס 101 דיגיטלי מספק גם לא מעט יתרונות למעסיקים בארגון, המרכזיים שבהם הינם:
- ייעול תהליכים– טופס 101 דיגיטלי מאפשר למעסיקים לנהל את תהליך איסוף המידע בצורה יעילה יותר. ניתן לעקוב אחרי סטטוס מילוי הטפסים, לאתר בקלות טפסים חסרים ולהזכיר לעובדים למלא את הטופס במועד.
- הפחתת עלויות– המעבר לדיגיטלי מפחית את הצורך בהדפסה, משלוח ואחסון פיזי של טפסים. מה שמוביל לחיסכון בעלויות נייר, דיו ומשלוחים, וכן בצמצום הצורך באחסון טפסים בארכיון. יתרה מכך, הפחתת השימוש בנייר תורמת לשמירה על הסביבה.
- שמירה על תקנות- מערכות דיגיטליות יכולות לוודא שהטפסים ממולאים בהתאם לתקנות ולדרישות החוק, מה שמפחית את הסיכון לבעיות רגולטוריות ומבטיח שהמעסיקים פועלים בהתאם לחוק.
- אבטחת מידע– שימוש במערכות דיגיטליות מאפשר לאבטח את המידע הרגיש בצורה טובה יותר. ניתן להצפין את הנתונים, להגביל גישה ולהבטיח שרק אנשים מורשים יוכלו לצפות או לערוך את הטפסים.
- גישה למידע בזמן אמת– מערכות דיגיטליות מאפשרות למעסיקים גישה מהירה ונוחה למידע של העובדים. דבר זה יכול לסייע בקבלת החלטות מהירה יותר ולשפר את היכולת לנהל את כוח האדם בצורה אפקטיבית.